Au titre du respect du Règlement Européen sur la Protection des Données du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), AKENA FRANCE s’engage à protéger les données personnelles des personnes concernées.

La présente politique de traitement des données personnelles revêt un objectif d’information des utilisateurs du site AKENA.COM, concernant les différents produits proposés sur le site mentionné précédemment : véranda, extension de maison, pergola, pergola bioclimatique, carport, pool house, abri de piscine.

 

Quelles données sont collectées ?

Les données susceptibles d’être traitées sont les suivantes :

  • Prénom(s), Nom(s), Civilité
  • Adresse postale, Code postal, Ville, Pays
  • Téléphone fixe et/ou mobile, adresse électronique
  • Données d’identification électronique disponibles sur vos appareils (les « cookies » ou « adresses IP »)
  • Données d’activité sur le site AKENA (actions réalisées, date de visite, type de pages visitées…)

 

Quand ces données sont-elles susceptibles d’être collectées ?

Les données personnelles de nos utilisateurs peuvent être collectées :

  • Lors de la navigation sur notre site internet
  • Lors de la demande de devis sur notre site Internet
  • Lors de la réponse à un formulaire sur notre site internet
  • Lors de l’acceptation de la réception de catalogue ou d’offres commerciales
  • Lors de la participation à des jeux concours sur notre propre site ou sur des sites partenaires
  • Lors de la demande d’un devis en magasin
  • Lors de la commande de nos produits à votre domicile ou en agence

 

Pourquoi ces données sont-elles collectées ?

La collecte des données tient à des raisons et nécessités diverses.

Elle est utile dans l’objectif d’assistance de nos utilisateurs : réponse à votre demande, création de votre commande, réponse à vos questions, gestion de la relation commerciale pour un devis, une commande et sa livraison ou facturation, élaboration de statistiques, etc.

Cette collecte peut également être traitée dans l’intérêt légitime de AKENA et notamment celui de la lutte contre la fraude lors du paiement et de la gestion des impayés.

Le consentement de l’utilisateur conditionne aussi la collecte de données. Le consentement est nécessaire pour l’envoi d’informations commerciales par adresse électronique ou par message mobile et pour la proposition de points de vente les plus proches de votre lieu de résidence notamment.

 

Qui a accès à vos données personnelles ?

La collecte de vos données personnelles est effectuée par AKENA au regard des justifications explicitées ci-dessus, et par d’autres responsables de traitement conjoints.

Vos données personnelles peuvent être transmises à nos revendeurs, concessionnaires, sous-traitants de pose, pour la réalisation des prestations lies à vos demandes ou nécessaires à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées, telles que la livraison et le montage.

Les données à caractère personnel ne font l'objet d'aucune transmission hors de l'Union Européenne. Elles ne font l'objet d'aucune cession à des tiers.

Vos données peuvent toutefois être transmises aux autorités administratives ou aux forces de l’ordre, en justification des obligations légales de AKENA, notamment lors de réquisitions judiciaires et administratives.

 

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données sont conservées le temps de l’accomplissement de l’objectif poursuivi par leur collecte. Elles sont ensuite archivées avec un accès restreint, pour une durée supplémentaire. Elles le sont pour des raisons strictement limitées par la loi et pour une durée légale de conservation et de prescription.

Les pièces justificatives telles que les bons de commande, de livraison, les factures des clients et des fournisseurs sont conservées 10 ans, en vertu de l’obligation posée à l’article 123-22 du Code de commerce. Ceci implique que les données personnelles contenues dans ces pièces justificatives fassent l’objet d’une conservation pendant 10 ans.

Les données relatives aux clients inactifs font l’objet d’une suppression, dans le respect du principe de limitation de la durée de conservation des données posées par la CNIL, c’est-à-dire de 3 ans à compter du dernier contact avec la société. Vos données seront donc automatiquement supprimées, et notamment vous ne ferez donc plus partie de nos listes d’envoi d’email et de SMS après 3 ans d’inactivité sur notre site Internet.

 

Quels droits détenez-vous pour protéger vos données personnelles ?

Nos utilisateurs détiennent des droits de gestion de leurs données personnelles :

  • Droit d’accès aux données, et notamment d’en obtenir une copie
  • Droit de rectification des informations inexactes
  • Droit à l’effacement des informations contenues dans les bases de données
  • Droit d’opposition et de retrait de consentement concernant votre apparition sur les fichiers des bases.
  • Droit d’opposition au profilage qui supprime le ciblage des sollicitations en fonction de vos centres d’intérêt.
  • Droit à la portabilité, relatif à la transmission des données personnelles
  • Droit de saisir la CNIL (commission nationale de l’informatique et des libertés) : réclamation possible si l’on considère que la politique de traitement des données personnelles est contraire à la réglementation en vigueur.
  • Droit à un recours juridictionnel effectif contre l’autorité de contrôle ou contre le responsable du traitement ou un sous-traitant : contre une décision juridiquement contraignante d’une autorité de contrôle la concernant, ou contre le responsable du traitement des données si l’on considère que les droits conférés par le règlement européen ont été violés par l’utilisation des données personnelles contraire au règlement. 
  • Droit à l’oubli, qui vise l’acceptation d’une demande de suppression des données personnelles.

Utilisation de la messagerie SMS / RCS et des agents conversationnels basés sur l’intelligence artificielle

Dans le cadre de ses activités commerciales et de relation client, Akena peut proposer à ses clients et prospects des échanges via des services de messagerie enrichie utilisant le SMS ou le protocole RCS (Rich Communication Services), incluant des agents conversationnels automatisés reposant sur des technologies d’intelligence artificielle.

Ces agents conversationnels permettent notamment de :

  • répondre aux demandes d’information des utilisateurs ;
  • qualifier des besoins ou projets ;
  • orienter les demandes vers les équipes commerciales ou techniques compétentes ;
  • améliorer la réactivité et la qualité du service client.

Données collectées

Lors de l’utilisation de ces services, Akena peut être amenée à collecter et traiter les catégories de données suivantes :

  • numéro de téléphone mobile ;
  • contenu des messages échangés ;
  • informations transmises volontairement par l’utilisateur (nom, prénom, adresse email, informations relatives à un projet) ;
  • données techniques liées aux interactions avec le service.

Les champs obligatoires sont signalés lorsqu’ils conditionnent la bonne prise en charge d’une demande.

Finalités du traitement

Ces données sont traitées afin de :

  • assurer le fonctionnement du service de messagerie ;
  • traiter les demandes formulées par les utilisateurs ;
  • assurer le suivi commercial ou contractuel ;
  • améliorer les performances et la qualité du service ;
  • produire des analyses statistiques anonymisées.

Base légale

Les traitements réalisés dans le cadre de ces échanges reposent, selon les cas, sur :

  • l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles ;
  • l’intérêt légitime d’Akena à améliorer son service client ;
  • le consentement de l’utilisateur lorsque celui-ci est requis par la réglementation applicable.

Recours à des prestataires tiers

Dans le cadre de la fourniture de ce service, certaines données peuvent être traitées par des prestataires agissant en qualité de sous-traitants techniques, notamment des fournisseurs de solutions de messagerie, d’hébergement ou de services d’intelligence artificielle.

Akena veille à ce que ces prestataires présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité, confidentialité et conformité réglementaire, notamment au regard du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Durée de conservation

Les données issues des conversations sont conservées pendant une durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies et conformément aux obligations légales applicables.

Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation en vigueur, toute personne dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition ainsi que d’un droit à la portabilité de ses données.

Ces droits peuvent être exercés selon les modalités décrites dans la présente politique de protection des données.

Comment exercer vos droits ?

Pour assurer l’exercice de vos droits, vous pouvez à tout moment contacter AKENA FRANCE, par courrier, à l’adresse suivante :

AKENA FRANCE
Z.A. DE L'ERAUDIERE - 25, 31 RUE ERIC TABARLY
85170 DOMPIERRE SUR YON

Ou par courriel à l’adresse électronique suivante : [email protected]

 

Autres informations

Responsable de traitement : 

AKENA FRANCE
Z.A. DE L'ERAUDIERE - 25, 31 RUE ERIC TABARLY
85170 DOMPIERRE SUR YON

Représentant du responsable de traitement :

M. le Directeur Général du groupe AKENA FRANCE

Z.A. DE L'ERAUDIERE - 25, 31 RUE ERIC TABARLY
85170 DOMPIERRE SUR YON